Privacyverklaring
Deze verklaring geeft informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. Door gebruik te maken van onze diensten gaat u akkoord met het gebruik van uw gegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring.
Onze contactgegevens
Het Notarieel
Eekwal 8 | Postbus 1493
8001 BL Zwolle
[email protected]
038-4273410
Onze dienstverlening
Wij vragen uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleinden:
• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Voor de vestigingen Zwolle, Deventer, Kampen en Rijssen maken wij gebruik van één cliëntensysteem.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Indien er een notariële akte wordt opgemaakt waarin uw persoonsgegevens zijn opgenomen, dient de notaris zich aan wettelijke regels te houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens.
- De notaris dient op grond van de wet bepaalde persoonsgegevens verplicht in de akte zetten.
- De notaris is verplicht de ondertekende akte eeuwig te bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de in de akte vermelde persoonsgegevens niet juist zijn. Als er achteraf wijzigingen nodig blijken te zijn, dient de notaris een nieuwe akte op te maken waarin de wijziging is opgenomen.
- De notaris dient bepaalde persoonsgegevens verplicht te controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
- De notaris is verplicht om uw identiteit te controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs bij u opvragen. De notaris is één van de weinigen die uw legitimatiebewijs ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten
Voor wat betreft andere verwerkingen dan die waartoe wij op grond van de wet verplicht zijn, zijn de volgende categorieën te onderscheiden met de daarbij vermelde rechtsgronden en doeleinden.
• Het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan en vastleggen van persoonsgegevens:
− het doel hiervan is het verlenen van diensten en adviezen en het opstellen van verklaringen, overeenkomsten en onderhandse akten;
− de notaris mag in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst die met u is aangegaan uw gegevens verwerken;
− voor deze categorieën verwerkt de notaris uw naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), geboortedatum en geboorteplaats, burgerlijke staat en gegevens van het legitimatiebewijs;
− de notaris dient uw identiteit te controleren; hij zal daarvoor een geldig identiteitsbewijs bij u opvragen.
• Het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending aan overige bij het dossier betrokkenen:
− het doel hiervan is de overige betrokkenen te informeren over de status van uw dossier bij Het Notarieel en de inhoud van de door ons opgestelde documenten;
− overige partijen bij de akte kunnen uw persoonsgegevens ook zien;
− het kan zijn dat u of uw wederpartij wordt bijgestaan door een persoon die de opgestelde documenten nodig heeft om zijn (advies)werkzaamheden voor u of voor de wederpartij te kunnen verrichten (zoals een makelaar, accountant of andere (financieel) adviseur); Het Notarieel zal deze documenten voor u en uw wederpartij verstrekken aan de betreffende perso(o)n(en);
− Het Notarieel zal de concepten en dossierstukken aan (overige) derden alleen verstrekken indien u hiervoor toestemming heeft gegeven bijvoorbeeld in een overeenkomst;
− de documenten die wij verstrekken kunnen onder meer uw NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, BSN, burgerlijke staat, gegevens legitimatiebewijs, financiële gegevens en overige contactgegevens bevatten.
• Het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending aan (openbare) registers:
− het doel hiervan is de inschrijving van gegevens of akten in (openbare) registers ten behoeve van de kenbaarheid;
− sommige gepasseerde akten zullen door ons worden ingeschreven in de (openbare) registers zoals het Kadaster en het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
− de notaris schrijft de akten in bij deze registers omdat dit een wettelijke verplichting is; wanneer u een akte in wilt laten inschrijven bij het Centraal Levenstestamentenregister (CLTR) is dit geen wettelijke verplichting en zullen wij derhalve om uw toestemming verzoeken;
− de documenten die wij verstrekken kunnen onder meer uw NAW-gegevens, geboortedatum, geboorteplaats, BSN, burgerlijke staat, financiële gegevens, gegevens legitimatiebewijs en overige contactgegevens bevatten.
• Het verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens voor eigen gebruik hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
− het doel van deze verwerkingen is het kunnen delen van kennis, aankomende deadlines en nieuws over Het Notarieel en onze dienstverlening;
− hiervoor zullen wij om uw expliciete toestemming verzoeken;
− wij verwerken uw naam en overige contactgegevens in een bestand;
− wij doen dit alleen met uw toestemming; mocht u na verloop van tijd een eerder verleende toestemming willen intrekken, dan is dit te allen tijde mogelijk.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken die niet van uzelf zijn verkregen, zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
• de wederpartij;
• de openbare registers, waaronder het Kadaster en het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Centraal Insolventieregister, het Centraal Curatele- en Bewind register en het huwelijksgoederenregister van de rechtbank;
• een makelaar of een andere (financiële)adviseur in verband met een overeenkomst met betrekking tot vastgoed en andere registergoederen waarbij u één van de partijen bent;
• de hypotheekadviseur, accountant, boekhouder, fiscalist of een andere financiële adviseur;
• de bank of een andere financiële instelling;
• Basis Registratie Personen (BRP).
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan derden indien dat wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld aan de Kamer van Koophandel als u een vennootschap opricht), indien dat vereist is om onze werkzaamheden uit te voeren (bijvoorbeeld aan een makelaar of een andere adviseur in verband met een overeenkomst met betrekking tot vastgoed en andere registergoederen waarbij u één van de partijen bent), of indien u hiervoor uw toestemming heeft gegeven.
Het Notarieel verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
• Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB);
• Belastingdienst;
• houders van de hiervoor gemelde registers;
• hiervoor gemelde tussenpersonen, zoals makelaars en (financiële) adviseurs.
Persoonsgegevens worden door Het Notarieel niet zonder uw voorafgaande toestemming doorgegeven buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten.
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door het doen van een schriftelijke aanvraag aan ons kantoor (zie hiervoor de contactgegevens die vermeld staan bovenaan deze privacyverklaring). Voor wij uw aanvraag in behandeling nemen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt opvragen welke persoonsgegevens Het Notarieel verwerkt, voor welke doeleinden dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht om rectificatie van deze gegevens te verzoeken. Indien het gaat om gegevens die zijn opgenomen in een notariële akte zal er een akte van rectificatie worden opgesteld.
Recht op vergetelheid
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Indien het gaat om gegevens die zijn opgenomen in een notariële akte, dan mogen wij deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Het Notarieel wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Het Notarieel stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk door ons op de hoogte gesteld.
Beveiliging
Het Notarieel beschermt uw persoonsgegevens onder meer door het nemen van de volgende maatregelen:
• veilige toegang tot persoonsgegevens voor onze medewerkers door toegangscontrole op onze computers en overige apparatuur;
• veilige toegang tot persoonsgegevens voor derden middels het versleuteld verzenden van documenten;
• bescherming van onze netwerken en onze apparaten met beveiligingsprogramma’s.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het Notarieel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Een actuele versie van de privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website: www.hetnotarieel.nl. Op onze dienstverlening is altijd de meest recente versie van deze privacyverklaring van toepassing.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Het Notarieel
Wanneer u klachten of vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Het Notarieel dan horen wij dit graag. Tevens heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
